Einführung in Homeoffice
Durch die Ausbreitung des Coronavirus stehen Unternehmen, deren Mitarbeiter und natürlich auch Führungskräfte aktuell vor neuen und ungewohnten Herausforderungen.
Einerseits muss die Gesundheit der Beschäftigten geschützt werden, andererseits muss der Betrieb weiterlaufen.
Eine Lösung in diesem Fall ist die Belegschaft über >Homeoffice < arbeiten zu lassen. Dies zumindest für die Arbeitsplätze, bei denen sich diese Möglichkeit anbietet und umsetzbar ist.
Homeoffice bedeutet für Arbeitnehmer, dass von ihnen dieselbe Verfügbarkeit und Leistung erwartet wird, wie sonst auch. Allerdings haben Arbeitnehmer ebenfalls dieselben Ansprüche wie sonst, etwa wenn es um Pausen und einen pünktlichen Feierabend geht.
Doch wie geht man als Mitarbeiter/in oder Führungskraft mit der neuen Situation am besten um?
In diesem Blog „Homeoffice – So wird es ein Erfolg“ haben wir interessante Informationen und nützliche Tipps und Tricks rund um das Thema Homeoffice zusammengestellt, damit Sie einen angenehmen und produktiven Arbeitstag haben, auch Zuhause.
Drei goldene Regeln fürs Homeoffice:
- Struktur:
Homeoffice im Schlafanzug? Experten raten davon ab. Um konzentriert mit der Arbeit zu beginnen ist es sinnvoll, vorher einen normalen Arbeitstag zu simulieren. Das bedeutet: aufstehen, frisch machen, anziehen und wenn möglich, kurz vor die Tür gehen. Struktur ist das Wichtigste, wenn man konzentriert im Homeoffice arbeiten möchte. Aus diesem Grund ist es hilfreich Arbeitszeiten, sowie Pausen festzulegen und einzuhalten.
- Fester Arbeitsplatz:
Zuhause lässt man sich schnell verleiten, den Arbeitsplatz häufig zu wechseln. Mal arbeitet man auf der Couch, mal im Bett oder am Esstisch. Experten raten jedoch dazu sich einen festen Arbeitsplatz einzurichten, oder zumindest einen bestimmten Ort Zuhause festzulegen. So lässt sich das Privatleben von der Arbeit besser trennen. Außerdem sollte darauf geachtet werden möglichst ergonomisch zu arbeiten, mit dem Laptop im Bett sind Rückenprobleme vorprogrammiert.
- Austausch mit den Kollegen:
Um im Homeoffice nicht zu vereinsamen, empfiehlt es sich regelmäßig mit Kollegen zu telefonieren, zu chatten oder Videokonferenzen zu halten. Zahlreiche Tools erleichtern dabei den Austausch und schaffen zudem noch weitere Mehrwerte in Sachen interner Unternehmenskommunikation. Somit kommen soziale Kontakte nicht zu kurz und Arbeitsthemen können ebenfalls zielgerichtet besprochen werden.
Homeoffice und Work-Life-Balance
Work-Life-Balance bedeutet übersetzt, die Ausgewogenheit oder Balance zwischen der Arbeit und dem Privatleben. Wichtig dabei ist, dass weder die Arbeit noch das Privatleben zu kurz kommen und beide Lebensbereiche im Einklang miteinander sind.
Doch was ist, wenn Arbeit und Privatleben am selben Ort stattfinden, nämlich zuhause verursacht durch Homeoffice?
In dem Fall ist es aufgrund fehlender räumlicher Trennung umso wichtiger eine organisatorische und persönliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben herzustellen und eine Struktur in den Homeoffice-Alltag zu bringen. Wenn Arbeit und Freizeit vermischt werden, lauert die Gefahr eines nicht endenden Arbeitstages, wobei die notwendige Erholung ausbleibt.
Neben einem festen Arbeitsplatz innerhalb der eigenen vier Wände und geregelten Arbeits- und Pausenzeiten, sind geregelte Mahlzeiten ebenso wichtig. Im Homeoffice ist die eigene Küche schnell erreichbar und Versuchung umso größer sich regelmäßig Snacks zuzubereiten und während dem Arbeiten zu essen. Im Gegensatz zu ständigem Essen kann es im Homeoffice auch zu einem unregelmäßigen Essverhalten kommen. Beides sollte man vermeiden, um den eigenen Biorhythmus nicht durcheinander zu bringen und Verdauungsprobleme zu vermeiden.
Wer Zuhause arbeitet sollte deshalb besonders auf regelmäßige Mahlzeiten achten und bestenfalls die Mittagspause zum Kochen nutzen. Dabei ist es hilfreich sich vor der neuen Arbeitswoche Gedanken zu machen was man gerne essen würde und dementsprechend einzukaufen. Ein gutes Frühstück und ein frisch gekochtes Mittagessen sättigen nachhaltig und verhindern Heißhungerattacken während der Arbeitszeit.
Durch Homeoffice entfallen alle Wege, die an einem normalen Arbeitstag zurückgelegt werden, beispielsweise der Weg zur Arbeit, oder der Gang in die Kantine. Es droht Bewegungsmangel und damit einhergehend Antriebslosigkeit. Deshalb ist es sinnvoll den Homeoffice-Tag mit einem Spaziergang zu beenden und auch zwischendurch den Weg an die frische Luft (ggf über ein geöffnetes Fenster) zu suchen. Wenn man aufgrund des Coronavirus nicht oder eingeschränkt das Haus verlassen darf, bietet das Internet zahlreiche Trainingsprogramme für Zuhause. Mit Bewegung kann nicht nur ein Ausgleich geschaffen werden, sondern auch ein Schnitt zwischen Arbeitstag und Feierabend gemacht werden.
Auch bei der Kommunikation im Homeoffice sollte stets darauf geachtet werden, Privates und Geschäftliches nicht miteinander zu vermischen. Am besten wird das Diensthandy während der Freizeit ausgestellt und nach Feierabend sollten keine geschäftlichen
E-Mails mehr gelesen und beantwortet werden. Um den Workflow während der Arbeitszeit nicht mit privater Kommunikation zu unterbrechen, ist es hilfreich das private Smartphone nicht direkt am Arbeitsplatz liegen zu haben, sondern bestenfalls in einem anderen Raum.
Homeoffice und die gleichzeitige Betreuung der Kinder, ist eine der größten Herausforderungen. Aufgrund der aktuellen Corona-Situation kommt es in vielen Familien zu dieser neuen Situation. Klare Strukturen sind auch hier sehr wichtig, um Homeoffice und Kinderbetreuung unter einen Hut zu kriegen. Zunächst sollte man den Kindern die neue Situation erklären und feste Spielzeiten in den Arbeitstag einplanen. Wenn beide Eltern im Homeoffice arbeiten, können Spielpausen aufeinander abgestimmt werden und so die Betreuung auf beide Eltern aufgeteilt werden. Außerhalb der gemeinsamen Spielpausen ist es hilfreich den Kindern ebenfalls eine Beschäftigung zu suchen, mit der sie sich die Zeit sinnvoll vertreiben können. Neben Basteln, Kneten oder Malen kann auch der Einsatz kindgerechter Medien eine Entlastung in Episoden sein, in denen volle Konzentration benötigt wird.
Checkliste für die Work-Life-Balance im Homeoffice:
- Fester Arbeitsplatz
- Feste Arbeits- und Pausenzeiten
- Geregelte und frische Mahlzeiten
- Regelmäßige Bewegung
- Private und berufliche Kommunikation trennen
- Klare Strukturen für Kinder im Homeoffice schaffen
- Kindern interessante Beschäftigungen suchen
Die Pomodoro Technik
Wer produktiver arbeiten bzw. werden will, muss Pausen einlegen – regelmäßige Pausen. So jedenfalls wird es von der Pomodoro-Technik empfohlen, die seit ihrer Erfindung in den 1980er Jahren viele Anhänger gefunden hat. Die Selbstmanagement-Methode verdankt den Namen ihrem Erfinder, dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. Dieser nutzte dazu einst eine Küchenuhr in Form einer Tomate, auf Italienisch gesagt „Pomodoro“. Sowohl im Alltagsjob als auch im Zeitmanagement ist diese Technik sehr beliebt.
Das Grundproblem: Im Home-Office sind wir diversen Ablenkungen ausgesetzt. Familienangehörige, die auf einen Plausch vorbeikommen; der Kunde, der anruft; auf dem Bildschirm, auf dem währenddessen drei neue Mails erscheinen… Schon sind zwanzig Minuten vergangen, ohne dass Sie sich Ihrer tatsächlichen Ausgangsaufgabe hätten zuwenden können!
Dabei hilft Ihnen die Pomodoro-Technik sich zu disziplinieren. Denn wer diese Technik nutzt, lernt eine wichtige Lektion, bei denen sich moderne Menschen etwas schwertun: Frei von Tätigkeitsunterbrechungen konzentriert und fokussiert zu arbeiten.
Insbesondere hilft die Pomodoro Technik dabei, ein besseres Zeitgefühl zu entwickeln – weder sich zu überfordern noch einen Tunnelblick zu kriegen. Unter Ausschluss von kleinen Pausen wäre diese Technik nicht das, was sie ist.
Die exakte Vorgehensweise ist in sechs Schritten verfasst:
- Entscheiden Sie sich für eine Aufgabe, die erledigt werden soll.
- Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten (das entspricht einem Pomodoro).
- Arbeiten Sie an der Aufgabe.
- Beenden Sie Ihre Arbeit nach dem Klingeln. Notieren Sie einen großen Haken.
- Haben Sie weniger als vier Haken auf dem Papier, so machen Sie drei bis fünf Minuten Pause und gehen dann wieder zurück zu Schritt zwei.
- Machen Sie eine längere Pause von ca. 30 Minuten nach vier Pomodoros (ca. 25 – 30 Minuten).
Oftmals wird die Pomodoro-Technik etwas vereinfacht dargestellt, arbeiten Sie 25 Minuten intensiv an Ihrer Arbeit und legen Sie daraufhin eine fünf minütige Pause ein.
Ja, das stimmt auch! Es ist selbstverständlich auch die Grundidee. Allerdings sind das Tracking des Fortschritts und die Planung der Arbeitsschritte gleichermaßen elementare Bestandteile der Technik, denn es geht darum, Ihren Fortschritt festzuhalten und eine Art Selbstmotivation zu schaffen. Das Buchführen einzelner Arbeiten macht nicht nur Spaß, sondern signalisiert Ihrem Gehirn weiterhin, motiviert an der Aufgabe dranzubleiben und nicht abzubrechen.
Inzwischen gibt es mobile Möglichkeiten in Form von Apps, die ein Pomodoro-Timer nachahmen. Jedoch sieht die ursprüngliche Technik es vor, unbedingt einen mechanischen Timer zu nutzen, beispielsweise eine Eieruhr. Grund und Zweck hierbei sind, dass das Ticken der Eieruhr und das schrille Klingeln Sie physisch triggert und auf Arbeitsmodus konditioniert. Probieren Sie einfach aus mit welcher Variante sie besser zurechtkommen, entweder digital oder analog.
Konkrete Nachteile gibt es bei dieser Technik nicht, denn sie lässt Ihnen wie oben ausgeführt genügend Flexibilität, die zeitlichen Einheiten so anzupassen, dass sie für Sie stimmig sind.
Im Gegensatz zu den Nachteilen sind die Vorteile naheliegend – Mit der Pomodoro-Technik steigern Sie Ihre:
- Impulskontrolle, weil Sie lernen, für die Dauer von 25 Minuten oder länger den Wunsch zu unterdrücken, im Internet zu surfen oder sich anders ablenken oder stören zu lassen.
- Selbstdisziplin, weil Sie eine feste Struktur durch die Intervalle der Pomodoro-Technik haben und sich somit ein festes Gerüst bilden kann.
- Regeneration, denn Sie sind gezwungen, Pause zu machen. Am besten nicht direkt an Ihrem Arbeitsplatz. Suchen Sie sich einen anderen Ort für Ihre Pausen.
- Konzentration, weil Sie nun die Bedürfnisse Ihres Körpers wieder ernstnehmen und bewusste Pausen machen.
- Produktivität, weil Sie mit voller Aufmerksamkeit an einer Sache arbeiten, statt dem Multitasking zu verfliegen.